Procedure

 

1- هدف
   هدف از تدوین این روش اجرایی تشریح مراحل مختلف شناسایی فرصت ها، تعیین روش و اجرای پروژه های بهبود مستمر در موسسه آموزش عالی دیلمان لاهیجان می باشد.
 
2- دامنه کاربرد
   کلیه اقدامات لازم از تعریف تا اجرا و تعیین اثر بخشی پروژه های بهبود تحت پوشش این روش اجرایی قرار می گیرند.
3- مسؤولیت ها
   نماینده مدیریت:
    - بررسی پروژه های بهبود و تصویب آنها 
    - بررسی گزارشات پیشرفت پروژه
    - گزارش وضعیت پروژه های بهبود به مدیر عامل در جلسات بازنگری مدیریت 
   مسؤول پروژه بهبود: 
    - تعیین اعضای تیم پروژه و پیگیری فعالیتهای پروژه
    - گزارش پیشرفت پروژه به مدیر کیفیت 
    انجام فعالیتهای لازم به دستور مسؤول پروژه بهبود بر عهده اعضای تیم پروژه می باشد.
    مسؤولیت ایجاد تسهیلات و امکانات لازم در اجرای پروژه های بهبود بر عهده سرپرست موسسه می باشد.
 
4- تعاریف  
  ندارد.
 
5- روش اجرا
5-1- توضیحات 
5-1-1- پروژه های بهبود مستمر می تواند به یکی از حالتهای زیر تعیین گردد:
  - مستقیماً به دستور مدیر عامل 
  - در هر لحظه و توسط هر یک از مسؤولین واحدها 
  - در جلسات بازنگری مدیریت ( با توجه به سوابق بازنگری ) 
5-1-2- مبنای شناسایی فرصت های بهبود و تعریف پروژه های بهبود مستمر تجزیه و تحلیل هایی است که توسط مسؤولین واحدها در ارتباط با مسائل زیر صورت می گیرد:
  - اهداف کیفیتی تعریف شده که به ابعاد و فعالیت های مختلف سازمان ممکن است مرتبط باشد ( اهداف کیفیتی، بهره وری، انسانی، تجهیزات و … ) .
 
 
 
  - مسائل مربوط به رضایت مشتریان مانند: شکایات مشتریان، مرجوعی ها، تحویل به موقع، زمان لازم برای پاسخگویی به شکایت مشتری و غیره. 
  - مسائل مربوط به بهره وری . 
  - مسائل مربوط هزینه های بالا در ارتباط با ضایعات، دوباره کاری ها، مصرف مواد گران قیمت، اتلاف نیروی کار، اتلاف فضا ( Layout ) و غیره. 
  - مسائل مربوط به کارکنان از قبیل زمان حل فصل نارضایتی های کارکنان، میزان غیبت ها و غیره.
 
5-2- گردش کار پروژه 
  5-2-1- پروژه های بهبود مستمر پیشنهادی، طی جلسه ای با حضور مسؤولین ذیربط ( که می تواند همان جلسات بازنگری مدیریت باشد ) بررسی شده و پروژه هایی که در اولویت قرار دارند انتخاب می شوند. 
  جهت انتخاب پروژه های بهبود، لیست پروژه ها تهیه سپس با توجه به مشکلات موجود و همچنین فرصتهای بهبود پروژه / پروژه های بهبود اولویت بندی و به اجرا گزارده خواهند شد. 
  همچنین طی جلسه فوق مسؤول پروژه و اعضای تیم پروژه تعیین شده و به مدیر کیفیت جهت پیگیری سایر موارد اعلام      می گردد. 
  5-2-2- سپس موارد زیر در رابطه با پروژه تعیین و در فرم پروژه بهبود مستمر با کد 7-FO-25-00  ثبت خواهد گردید:
  - اهداف پروژه 
  - فعالیت های لازم جهت انجام پروژه 
  - زمان انجام فعالیتها 
  5-2-3- فرم فوق جهت بررسی و تأیید ازطرف مسؤول پروژه در اختیار نماینده مدیریت قرار می گیرد.درصورت نیاز Gant Chart مربوط به اجرای پروژه نیز ضمیمه گردد. 
  5-2-4- اعضای تیم با توجه به فعالیتهای تعیین شده از نشانه ها به سمت علل و از علل به سمت راه حل مسأله پیش می روند.
  5-2-5- اعضاء و رهبر تیم پروژه در مقاطع زمانی مشخص به صورت دوره ای ( حسب نیاز پروژه مثلاً به ازا  هر 10 درصد گذشت زمانی ) برای بررسی روند پروژه گرد هم آمده و نتایج و مشکلات احتمالی پروژه ( در صورت وجود ) به مسؤول پروژه و یا در صورت نیاز به مدیر کیفیت گزارش می شود. 
تذکر2 : در واقع در این جلسات میزان اثر بخشی پروژه مورد ازریابی قرار خواهد گرفت و در صورتی که مشکل /  مشکلاتی بر سر راه اجراء پروژه احساس گردد اقدامات لازم جهت تسریع روند پیشرفت پروژه صورت خواهد گرفت. 
  5-2-6- در خاتمه کار پروژه، میزان اثر بخشی پروژه از طریق مقایسه وضعیت جدید با وضعیت پیش از اجرای پروژه بررسی و تجزیه و تحلیل می گردد. 
 
 
6- مدارک مرتبط 
  - روش اجرایی رضایت دانشجویان و ارباب رجوعان                                  6-PR-01-00
 
7- پیوست
  فرم پروژه بهبود مستمر                                             7-FO-25-00 
 
 
 
 
 
 
 

2009/10/27